#Numériser… Dans un marché en pleine disruption digitale, bon nombre de sociétés continuent, par inertie, à utiliser un archivage physique sous forme papier pour gérer leur entreprise au quotidien. De nombreuses sociétés suisses ont néanmoins amorcé le changement en optant pour des solutions de stockage numériques dans le but d’améliorer leur productivité et de bénéficier de tous les avantages de la révolution digitale

Mais beaucoup  se disent  encore : « puisque on a toujours fait ainsi et que cela fonctionne plutôt bien,  il n’y a pas forcément de bonnes raisons à numériser les documents soigneusement classés et rangés dans des classeurs fédéraux rouges, jaunes et verts… ».

Plus sérieusement, certaines entités se voient dans l’obligation de digitaliser leurs contenus, que ce soit suite à un audit ou dans le cadre d’une application de norme ISO.  Mais pour vous aider à vous convaincre voici de vraies bonnes raisons de sauter le pas :

9 bonnes raisons de numériser ses documents

#Ubiquité : Accédez à vos documents où que vous soyez.

Le cloud est devenu une évidence dans toutes les approches métiers, pourquoi pas pour vos documents. Une fois numérisés, vos contenus sont accessibles depuis n’importe quel endroit grâce à une connexion réseau qui peut être sécurisée, évidemment (VPN).

#Multiplicité : Multipliez les accès sur le même document

Quoi de plus ennuyeux que de ne pas pouvoir consulter un document parce qu’un autre collaborateur l’accapare. La photocopieuse tourne alors à plein pour permettre à plusieurs personnes de travailler sur le même contrat. Avec un document numérique, une fois stocké sur un serveur et dans une application dédiée, plusieurs personnes peuvent accéder au même document.

#Protection : préservez vos sources des dégâts naturels ou non…

La numérisation vous offre une sécurité évidente contre l’incendie, l’inondation, la perte, ou la destruction de dossiers. Cela paraît évident, mais les entreprises qui ont dû traverser ce type de mésaventure peuvent toutes témoigner du risque que cela entraîne sur la pérennité de leur société.

Au-delà des catastrophes on peut aisément imaginer les risques mineurs mais quotidiens de déclassement ou de perte de documents. La numérisation est finalement le premier Recovery plan que votre société doit mettre en place.

#Timeline : Conserver l’historique de vos documents

Avec le papier, il est aisé de tout conserver. Mais un document est fait pour vivre et les innombrables modifications génèrent trop de stockage de documents déjà obsolètes. Avec le digital, vous gardez une trace datée de toutes les modifications effectuées pour n’aller qu’à l’essentiel. Sortez du mode mixte papier et digital qui apporte souvent de la confusion.

#Libération : Libérez-vous des problèmes de formats

De nombreux contenus sont conservés sous des formats disparates (cartes, microfilms, microfiches, documents aux formats originaux…) qui nécessitent des lecteurs spécifiques ou de la place. Une fois numérisés ils sont accessibles grâce à une seule device : votre écran.

#Espace : Offrez-vous les grands espaces 

Au prix de l’immobilier aujourd’hui, un mètre carré est un mètre carré. Considérez que vos 10 armoires de stockage tiendront dans un serveur de 30 cm3 et vous comprendrez aisément l’intérêt de transformer une salle d’archive en bureau pour un nouveau collaborateur, ou en salle de réunion etc…

#Productivité : Gagnez du temps et de l’argent

Le temps passé à retrouver certains documents est bien évidemment considéré comme du temps de travail, mais n’est-il pas désuet de parcourir parfois des dizaines, voire des centaines de mètres (si si, cela arrive) pour aller chercher un contrat ou un dossier de personnel RH ? Certaines entreprises conservent même leurs archives dans des entrepôts de stockage nécessitant évidemment des allées et venues pour consulter les dossiers plus anciens.

#Discrétion : limitez les accès

L’accès à toute plateforme digitale peut être facilement sécurisé. Il vous est désormais possible de limiter l’accès à certains documents pour certains collaborateurs. Par exemple, les fiches de salaires ne sont accessibles qu’au personnel RH habilité.

#Omniscience : faites enfin des recherches par mot clé

Grâce à l’OCR, il devient plus simple de retrouver une information cachée dans un dossier dont on a oublié le contenu voire l’existence. La recherche par mot clé n’est rendue possible que par le numérisation.

 

Quels sont les documents que vous pouvez scanner ?

Tout est possible et tout est question de choix. Des sociétés horlogères ou dans l’univers du luxe ont décidé de numériser la plupart de leurs documents historiques et actuels pour à des fins de communication et de marketing. Il est en effet intéressant de garder des traces de l’activité de votre société ne serait-ce que pour l’histoire d’entreprise.

Dans la pratique, chaque service peut tirer un réel bénéfice de la numérisation.

Service comptabilité (factures, contrats…)

Service RH (dossiers du personnel, contrat de travail, fiches de paies…)

Service administratif (documents usuels)

Une fois ce processus accompli, passez à la GED (gestion électronique de documents) et installez un workflow quotidien de numérisation de tous vos documents entrants.

Faites appel à un spécialiste de la numérisation documentaire

 

Data Conversion Service SA est une société spécialisée dans l’outsourcing IT et administratif et réalise des missions de numérisation de tous types de documents depuis les années 2000, à Genève et dans toute la Suisse. Contactez nos équipes pour demander un audit.

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