Nous recherchons une assistante administrative de moins de 5 ans d’expérience avec un niveau d’anglais avancé obligatoire ( B2+/C1).
En tant qu’assistant(e) administratif(ve) au sein du secrétariat :
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Veiller à ce que les différentes règles et procédures soient respectées, appliquées correctement et de manière cohérente.
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Répondre aux questions concernant le personnel et les sujets administratifs sur une variété de thématiques.
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Participer aux présentations destinées aux nouveaux arrivants lors des séances d’intégration internes du département IT.
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Gérer les formalités administratives : arrivées, départs, organisation des déplacements, notes de frais, remboursements, etc., conformément aux règles et règlements du personnel.
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Assurer la liaison et collaborer avec les services internes et les unités d’autres départements.
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Maintenir les documents physiques et électroniques, pages web, fichiers partagés, tableaux et enregistrements afin de garantir des informations à jour.
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Mettre à jour et contrôler les informations dans les bases de données du personnel et les outils administratifs.
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Assurer le remplacement d’autres membres de l’équipe durant leurs absences.
Compétences :
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Services de secrétariat : bonne connaissance des tâches administratives et du travail de secrétariat
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Service client
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Maîtrise des logiciels bureautiques
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Sens de l’organisation et esprit d’équipe
Domaine d’expérience :
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Expérience professionnelle pertinente dans un service administratif ou de secrétariat.
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Expérience dans l’interprétation de règles et procédures ainsi que dans leur application.
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Expérience dans l’utilisation d’un ensemble varié d’outils informatiques modernes, notamment la suite Microsoft (Excel, Word, Outlook), et capacité à maintenir et archiver des données et documents.
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Une expérience dans un environnement international serait un atout.
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La connaissance des bases de données du personnel et des outils administratifs associés serait un avantage.
Mission à pourvoir dès que possible jusqu’à fin mai 2026 (possibilité de prolongation)