La GED en quelques mots

 

La gestion électronique des documents ou GED * est un ensemble de processus informatiques visant, grâce à une dématérialisation ou numérisation de documents, à mieux organiser les informations et les données dans une entreprise.

Il ne faut pas confondre la GED et l’ERP (Enterprise Resource Planning, ou PGI pour Progiciels de Gestion Intégrés) qui est une application utilisée pour coordonner l’ensemble des services d’une entreprise autour d’un même SI (Système d’information) et d’assurer le Workflow ou la circulation des documents entre les différents acteurs intéressés.

La GED est un ensemble de processus qui alimentent les logiciels d’ERP. En Suisse et notamment en Suisse Romande et dans le canton de Genève, quelques sociétés d’informatique comme Adequasys ou BDO proposent ce type de solutions.
La GED rassemble plusieurs actions allant de la capture de documents, à l’indexation (OCR, saisie de données manuelle etc), au classement, stockage et aux moyens de diffusion proposés. Finalement, la GED participe à améliorer la circulation des informations dans une entreprise tout en tenant compte du cycle de vie d’un document.
Les atouts liés à l’installation d’un processus de GED sont évidents :

– Amélioration du classement
– Valorisation des documents
– Suppression du flux de documents physiques
– Suppression du risque de déclassement d’archives
– Accès à distance par tous les collaborateurs autorisés
– Réduction des coûts de traitement manuels
– Diminution des délais de communication
– Suppression des risques exogènes : inondation, incendie, vol, perte ou destruction
– Prise en considération des aspects environnementaux (voir norme ISO 14001)
– Destruction possible d’archives et gain de place (sous réserve d’installer un stockage informatique et un système de backup performant)

Les étapes de mise en place d’une GED

 

La phase initiale de toute installation de GED dans une entreprise est la numérisation des données. La plupart des datas sont déjà numériques (emails par exemple), ils seront facilement intégrés, mais une grande partie des archives est au format papier dans bon nombres de sociétés en Suisse et à Genève. Tous les documents peuvent être numérisés quel que soit leur format, pour peu qu’on s’adresse à des spécialistes de ce type d’opération de dématérialisation.
Lors de la numérisation à l’aide de scanners il est possible d’ajouter un traitement OCR aux documents (Reconnaissance Optique de Caractères) afin de faciliter la recherche plein texte dans chacun des documents numérisés. Cette indexation automatique permet d’éviter des saisies manuelles et de faciliter l’archivage des informations. Il est aussi possible de segmenter les documents par des codes-barres reconnus par les logiciels de gestion documentaires pour, là encore, en faciliter le classement. L’application de fonctions de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) permet de reconnaître les documents selon leurs catégories et types, toujours dans un souci de classement et la Lecture Automatique des Documents (LAD) est une technologie qui permet de lire les informations de façon automatique. Toutes ces opérations de numérisation et d’indexation documentaires participent au processus de GED.
Enfin, la finalité de cette opération est l’archivage et la mise à disposition ou workflow. Les deux sont complémentaires. Il faut effectivement prendre en compte une obligation d’archivage légal, imposé, ou des logiques d’archivage plus pérenne. La GED doit prendre en compte ces critères de délais et de gestion de chaque document. L’accès par tous les collaborateurs aux documents est une donnée clé du système, car il sera demandé à ces derniers de se prononcer sur le statut de certains documents, de les approuver, de les signer sans aucune manipulation manuelle. Le choix de son logiciel de gestion est donc primordial, car la qualité de l’interface sera déterminante. Deux entités éloignées peuvent alors développer un protocole EDI (Echange de Données Informatisées) pour partager leurs données à distance.
Les avantages liés à la GED sont sans commune mesure avec une gestion traditionnelle et papier de la documentation d’entreprise.

DCS vous accompagne dans votre projet de GED

 

Data Conversions Service SA, société basée à Genève depuis 1973, est une entreprise de service spécialisée dans les prestations d’outsourcing, dans le traitement documentaire et dans le recrutement de profils IT ou administratifs. Elle mène des opérations de numérisation et de dématérialisation de documents depuis les années 2000. Son équipe d’experts pourra vous guider dans le choix d’un prestataire logiciel et saura mener l’étape préalable de numérisation de documents.
La GED permet un retour sur investissement dans un temps très court grâce à une gestion plus optimale et globale de la DATA.

*Gestion élactronique de document, qui vient de l’anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronique Document Management