La plupart des entreprises à Genève ou en Suisse ont choisi de procéder à  la digitalisation (ou numérisation) de leurs documents d’archives. Tous les services sont concernés par la GED (Gestion électronique de documents). Le service de la comptabilité (avec notamment les factures), le service juridique (contrats), les RH (dossiers du personnel) etc. Cette opération de dématérialisation des données passe nécessairement par une opération de manutention, alors comment préserver la qualité du processus et la confidentialité ?

 

Optez pour l’outsourcing

 

La meilleure façon d’obtenir un travail de qualité est de le confier à des professionnels. Lors des opérations de numérisation de milliers de documents classés (ou non), on a souvent tendance à considérer ce passage au scanner comme une mission simple, répétitive et sans valeur ajoutée. Cependant, la réalité est toute autre. Ce processus de numérisation exige plusieurs domaines de compétences très ciblées :

  • Compréhension des méthodes de classement d’archives
  • Rigueur
  • Connaissances IT et maîtrise de l’environnement logiciel

 

En effet, la numérisation est souvent suivie d’une intégration dans une application de GED et le process doit être maîtrisé de bout en bout.
Le fait de confier cette prestation à une société spécialisée dans le traitement de documents est un gage de tranquillité.

 

Et la confidentialité ?

Le fait de classer et consulter des milliers de documents corporate et souvent confidentiels provoque nécessairement une faille dans la confidentialité. Imaginez un cabinet d’audit, un établissement bancaire déléguant la numérisation de dossiers clients voire même des dossiers du personnel (incluant les salaires) à du personnel interne.  Il serait en effet impossible de préserver toute la confidentialité des données, même avec toute la bonne volonté du monde.

 

Le fait d’outsourcer ces missions de numérisation d’archives auprès de tiers, sous réserve de valider des clauses de confidentialité, est une solution à privilégier.

 

Comment bien choisir son prestataire

 

La numérisation d’archives est un métier. Il est préférable d’opter pour une entreprise qui peut avancer plusieurs années d’expérience dans le domaine. Privilégiez aussi une entité qui possède une norme ISO, gage de qualité dans la gestion des processus.

Enfin, si votre société est sur le territoire Suisse, à Genève, Lausanne, dans le canton de Vaud, exigez que votre prestataire soit basé en Suisse afin d’éviter tout souci de stockage d’informations en dehors du territoire.

 

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